GÖREV TANIMI

Mali işler, Personel Hizmetleri ve Mesleki Eğitim Faaliyetlerini organize ederek söz konusu faaliyetlerin gerçekleştirildiği birimlerin etkin ve verimli şekilde koordineli olarak çalışmasını sağlar.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

1. Oda muhasebe ve finans hizmetlerinin bunlarla ilgili periyodik raporlamaların eksiksiz ve zamanlı olarak yerine getirilmesini sağlamak.
2. Tahsil, Tediye, Mahsup, Alındı Makbuzu, Ödeme Makbuzu, Kasa Raporu düzenlemek ve dosyalamak, pos makinesi ile tahsilat yapmak,
3. Tahsilat ve ödemeler vb. konularda mali rapor hazırlamak,
4. Günlük satın alma talep formlarını düzenlemek
5. Faturaları ve talimatları Oda sayman üyesi ve Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı onayına sunmak, gerekli imzaları almak, bunları kasa raporları ve mahsup eklerine koyup düzenli dosyalamak,
6. Kasadan veya bankadan yapılacak ödemeleri ve talimatları hazırlamak, dosyalamak ve saklamak,
7. Oda gelirlerinin tahakkuk ettirilip tahsil edilmesini sağlamak,
8. Kapasite ve Ekspertiz Raporlarından alınan Eksper Ücretleri bordrosunu hazırlamak,
9. Demirbaş kayıtlarını tutmak ve zimmetlemek.
10. Birime ait evrakları, TOBB Muamelat Yönetmeliğinin 8.Bölüm/72-73-74. maddelerine göre arşivler ve yasal süresi dolanlar hakkında yönetim kuruluna bilgi sunar.
11. Üyelerin aidat ödemelerini takip etmek, ödeme yapmayan adresi geçerli üyeleri sürekli arayıp borçlarını tahsil etmek
12. Oda finans, muhasebe ve satın alma hizmetlerini tam ve zamanında ilgili mevzuatlara (kanun, yönetmelik, tebliğler) uygun olarak eksiksiz şekilde yürütmek,
13. Muhasebe kayıtlarını eksiksiz olarak tutmak, üst yönetimin talebi doğrultusunda gerekli raporlamaları zamanında eksiksiz hazırlayarak sunmak,
14. Oda mali kaynaklarının mevzuata ve üst yönetimin yönlendirmesine uygun olarak en etkin ve verimli şekilde değerlendirilmesini sağlamak,
15. Oda tarafından yapılan muhtelif anlaşma, sözleşme ve protokollerle ilgili Oda danışmanları (Hukuk Müşaviri, Çalışma Müşaviri, İş Sağlığı ve Güvenliği ve Mali Müşavir) ile koordineli olarak sözleşmeler hazırlamak, onaya sunmak, süresi biten sözleşmeleri Genel Sekreter onayından sonra yenilemek,
16. Her ay düzenli olarak Hesap İnceleme Komisyonunu toplantılarını düzenlemek, alınan kararlar ve tutanakları hesap inceleme komisyon karar defterine işlemek ve meclis karar defterine işlemek üzere Yazı İşleri Birimine teslim etmek,
17. Oda bütçesi hazırlık çalışmalarını İdari-Mali Hizmetler ve Mesleki Eğitim Birimi sorumlusu gözetiminde yapmak,
18. TOBB Akreditasyon Sisteminin oda içerisinde etkin uygulanması kapsamında verilen görevleri yerine getirir.
19. Oda gelirlerinin tahsil edilmesini sağlamak amacıyla sicil birimi ile koordineli olarak üyelerin aidat ödemelerini takip etmek, ödeme yapmayan üyelere hatırlatma yapıp borçlarını tahsil etmek,
20. Oda taşınmazları ve demirbaş kayıtlarını tutmak ve zimmetlemek,
21. Oda bünyesinde düzenlenen toplantı ve etkinliklerin organizasyonuna destek vermek,
22. Gerçekleştirdiği tüm hizmetleri Oda Kalite Standartlarına uygun ve üst birim amiri ile koordineli şekilde yürütmek,
23. Oda bünyesindeki tüm birimler ile etkin ve verimli bir işbirliği içinde hareket etmek, gerekli desteği sağlamak,
24. Genel Sekreterlik tarafından verilecek görev tanımı içerisinde olmayan her türlü görevi yürütmek,
25. Kendisine bağlı birimlerin görev tanımı içerisinde olan tüm işlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
26. Oda bünyesinde düzenlenen toplantı ve etkinliklerin organizasyonuna destek vermek,
27. Gerçekleştirdiği tüm hizmetleri Oda Kalite Standartlarına uygun ve üst birim amiri ile koordineli şekilde yürütmek,
28. TOBB Akreditasyon Sisteminin oda içerisinde etkin uygulanması kapsamında verilen görevleri yerine getirir.
29. Oda bünyesindeki tüm birimler ile etkin ve verimli bir işbirliği içinde hareket etmek, gerekli desteği sağlamak,
30. Oda personelinin özlük işlemleriyle (giriş-çıkış, emekli sandığı, izin, sevk, terfi vb.) ilgili tüm işlemleri sağlıklı bir şekilde personel modülünde yürütmek, özlük dosyalarının eksiksiz biçimde saklanmasını sağlamak,
31. Yeni işe alınan personele KYT Birimi Sorumlusu koordinatörlüğünde uyum (oryantasyon) programı uygulanmasını sağlamak
32. Personel aylık ödemelerini (maaş, ikramiye vb.) personelin imzasını alarak teslim etmek ve bir nüshasını özlük dosyasında saklamak,
33. Oda imza sirkülerin hazırlanarak, revize ve noter işlemlerini yürütmek,
34. Oda çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi amacıyla KYT Birimi Sorumlusu koordinatörlüğünde gerekli anket çalışmaları yaparak yıllık personel eğitim planını Aralık ayı itibariyle hazırlamak,
35. Oda personeli ile ilgili muhtelif sözleşmeleri hazırlamak ve oda hukuk müşaviri onayına sunmak, takip etmek ve personelin özlük dosyasında bulundurmak.
36. Oda bünyesinde düzenlenen toplantı ve etkinliklerin organizasyonuna destek vermek,
37. TOBB Akreditasyon Sisteminin oda içerisinde etkin uygulanması kapsamında verilen görevleri yerine getirir.
38. Gerçekleştirdiği tüm hizmetleri Oda Kalite Standartlarına uygun ve üst birim amiri ile koordineli şekilde yürütmek,
39. Oda bünyesindeki tüm birimler ile etkin ve verimli bir işbirliği içinde hareket etmek, gerekli desteği sağlamak,

İdari ve Mali Hizmetler Biriminin detaylı görev tanımları; Kalite Yönetim Sistemi içerisindeki Görev Tanımları dokümanında yer almaktadır.